Zekerder worden in je rol als teamvoorzitter. Leren lastige gesprekken voeren. Dat is de winst van het ‘Teamvoorzitters Ontwikkeltraject’ van SSR. Twee deelnemers met hun ‘buddy’ aan het woord. “Ik ga nu meer uit van iemands talenten.”
‘Heel waardevol om te reflecteren op mijn rol als teamvoorzitter’
Ze zaten een jaar lang samen op de kamer en hebben gespard over van alles. Rein Odink en zijn buddy Mette Jöbsis zijn te spreken over het ‘Teamvoorzitters Ontwikkeltraject’ van SSR. Odink leerde beter reflecteren op zijn rol en voert nu makkelijker lastige gesprekken. Jöbsis pikte ook van alles op en vindt de positieve filosofie een goede impuls voor de hele rechtbank.
“Ik heb geleerd om moeilijke gesprekken met mijn medewerkers beter te voeren. Ik ga het conflict minder uit de weg en ben duidelijker”, aldus Rein Odink, teamvoorzitter Familiezaken rechtbank Amsterdam. “Het is inherent aan de rechterlijke macht dat we zoeken naar oplossingen voor een conflict en dus naar harmonie. Maar soms zit die houding een goede relatievorming juist in de weg. Dankzij het leiderschapstraject pak ik die rol beter op.” Het is een herkenbaar voorbeeld voor de ‘buddy’ van Odink tijdens het traject, collega-teamvoorzitter Mette Jöbsis. “Het valt mij op dat Rein steviger durft te zijn als één van zijn mensen een afwijkende lijn wil inzetten, waarvan hij weet dat je het als teamvoorzitter niet kunt accepteren dat diegene dat als enige zo doet. In dat soort gesprekken valt hij meer samen met zijn rol als teamvoorzitter en is hij minder de persoon Rein.” Ook in andere gesprekken ziet Jöbsis de vruchten van de opleiding terug: “Rein heeft soms de neiging zaken heel erg vooraf door te denken. Als een gesprek dan anders ging, bijvoorbeeld emotioneel werd, vond hij dat wel eens lastig. Nu denkt hij minder na, durft hij meer te vertrouwen op zijn positie en zijn vermogen het gesprek ter plekke goed te voeren.”
Wederzijds sparren
Jöbsis weet zoveel van Odink omdat ze tijdens de opleidingsmaanden samen een kamer deelden. “Er waren weinig kamers en we hebben van de nood een deugd gemaakt”, vertelt Odink, die bij de start van het traject voor het eerst ging werken als teamvoorzitter. “Dat beviel hartstikke goed, we hebben bijna dagelijks overlegd over van alles en nog wat: van roosterproblemen tot en met de vraag hoe je top down beslissingen het beste uitlegt aan je team.” Als ervaren teamvoorzitter was in het begin vooral Jöbsis de coach, maar in de loop van het jaar kwam de verhouding meer in balans. “Ik maakte steeds meer mee, zodat we steeds meer wederzijds gingen sparren.” Tot genoegen van Jöbsis: “Het is leuk een andere leidinggevende als aanspreekpunt te hebben. Iemand die stilstaat bij hoe jij de dingen aanpakt. Daardoor ga je jezelf afvragen of je daar echt achter staat. Zo reageer ik soms bewust afwachtend als mensen met een probleem aan mijn bureau komen . Met het idee dat ze het vooral zelf moeten oplossen. Dat vinden zij dan best wel ongemakkelijk. Daar ben ik me dankzij Rein beter bewust van geworden.”
Typerende foto
Een bijzonder en creatief moment was de foto die Jöbsis maakte van Odink terwijl hij in zijn flow zat. Een opdracht die alle buddy’s in het traject kregen, maar die bij iedereen een ander beeld opleverde. “Mette maakte de foto toen ik nog net achter mijn bureau zat, maar op het punt stond om op te staan. Om op pad te gaan. Zo van hij zit er wel, maar is dadelijk weer vol in actie. Ik vond dat een leuke typering, het klopt wel.” Een vergelijkbaar moment was het kaartje dat de buddy’s schreven voor hun ‘pupillen’ voorafgaand aan de eerste tweedaagse cursus. “Dat kaartje, met enkele positieve woorden, ontdekte ik op mijn hotelkamer. Dat was ontzettend leuk om te lezen, heel attent.”
Aanwakkeren van positieve insteek
Het tekent de positieve insteek van het leiderschapstraject voor teamvoorzitters. De opleiding gaat bewust uit van de kracht en talenten van de deelnemers. “Ik vind dat een hele goede benadering”, zegt Odink. “Net als menig Nederlander ben ik vooral gewend om te kijken wat er niet goed gaat en wat ik kan verbeteren. Nu gingen we vooral uit van onze kwaliteiten, die vooraf met een test werden vastgesteld. Bij mij waren dat onder meer relatievorming, intellect en strategisch inzicht. Vervolgens bouw je die kwaliteiten verder uit. Ik vind dat een mooie manier om aan jezelf te werken.” Jöbsis vindt deze aanpak ook rechtbankbreed van waarde. “Het is goed dat in de kritische cultuur van onze organisatie meer aandacht komt voor het aanwakkeren van het positieve. Zeker bij een belangrijke groep als de teamvoorzitters. Zij doen het ’m in een rechtbank. Zij zijn de sfeerbepalers die veel invloed hebben op de afstand tussen bestuur en medewerkers. Als zij heel gelaten zijn, gelooft iedereen het wel. Als zij een positieve kracht uitstralen, gaan ook meer mensen er voor.” Dat zit ’m soms in kleine dingen. Odink organiseert sinds een tijd een wekelijkse teamlunch: “Het viel me op dat er weinig samen gegeten werd. Nu gebeurt dit vaker. De opkomst is goed en het werkt bindend.”
Jezelf afpellen
Odink is heel tevreden over het leiderschapstraject, maar had nog wel meer zelfreflectie gewild. “De onderdelen waarin we reflecteerden op ons eigen functioneren vond ik het waardevolst. Waar komen je eigen meningen en handelswijzen vandaan, welke dilemma’s spelen daarbij? Jezelf afpellen, in interactie met de andere deelnemers, dat had ik best vaker gewild. Dat vind ik boeiender dan een verhaal over de juiste jaarrekening. Omdat dat je als leidinggevende en persoon verdiept.” Jöbsis is het daarmee eens. “Het is heel goed om stil te staan bij wat je doet. Als teamvoorzitter zit je vrij snel in een achtbaan waar je maar doorjakkert. Het loont om beter de mogelijke scenario’s voor jezelf door te nemen: hoe ga ik een volgend gesprek in en wat kan ik daar verwachten?”
‘ik voel me nu zekerder als teamvoorzitter’
Meer richting. Dat gaf het ‘Ontwikkeltraject teamvoorzitters’ van SSR Auke Deunk. Als teamvoorzitter voert zij nu motiverende functioneringsgesprekken en volgens haar ‘buddy’ rechtbankpresident Marieke Koek kan Deunk ontspannener delegeren. ‘Dat is mooi om te zien’.
“In functioneringsgesprekken met mijn medewerkers ga ik nu meer uit van hun talenten en kracht. In plaats van oeverloos te praten over wat er allemaal gebeurd is. Ik vraag nu vaker ‘Wat vind je leuk, wat kan je goed, wat ben je volgend jaar van plan?’. Dat werkt motiverender en effectiever.” Auke Deunk, teamleider Beleid, Communicatie & Bestuursondersteuning bij de rechtbank Zeeland-West-Brabant, merkt duidelijk de effecten van het leiderschapstraject op haar dagelijks werk. “Deze positieve benadering liep ook als een rode draad door het traject zelf. Er werd steeds gevraagd ‘Wat zijn jouw talenten, laten we daar vanuit gaan. Ik vind dat heel goed. Je kunt beter van een 7 een 9 maken dan van een 4 een 5.”
Meer aanmoedigen
Rechtbankpresident Marieke Koek, de ‘buddy’ van Deunk tijdens de opleiding, onderschrijft dat. “Ik zou willen dat we dat vaker zo deden in de rechtspraak: vooruitkijken, en aanmoedigen in wat je goed kan. Het oordelen staat centraal in onze rechtspraakcultuur. Achteruitkijken en ergens iets van vinden is onze core business. Dat doen we ook snel in onze bejegening naar elkaar. Het zou mooi zijn als we minder mopperen en meer aanmoedigen.” Koek vond het zinvol om Deunk op deze positieve wijze te coachen. “Ze is ook mijn bestuurssecretaris dus ik spreek haar dagelijks en ben bij wijze van spreken al heel lang haar buddy. Maar deze werkwijze beviel me prima. Je kijkt meer naar haar mogelijkheden om te ontwikkelen en dat is goed.”
‘Wat is jouw lijn?’
“Ik voel me zekerder van mezelf dankzij het traject”, stelt Deunk vast. “Ik was pas een half jaar leidinggevende bij de start en voor mijn gevoel deed ik maar wat. Het ging ok, maar nu heb ik handvatten gekregen om naar mezelf te kijken.” De onderlinge uitwisseling met de andere deelnemers speelden daarin een belangrijke rol. “We kwamen alle elf uit het hele land, vanuit verschillende rechtsgebieden. Het is prettig om te horen dat je collega’s met dezelfde dingen zitten. Zoals het omgaan met medewerkers die moeilijk functioneren. We konden voortdurend bij elkaar toetsen ‘Wat is jouw lijn hierin, waarom doe je dat zo?’.”
Soft skills
Koek ziet een duidelijk effect van het leiderschapstraject op de houding van Deunk. “Auke is een tijd om de rol van leidinggevende heengelopen. Ze vond het niks voor zichzelf. Ik heb haar gestimuleerd om toch leidinggevende te worden. Dankzij de opleiding heeft ze echt haar tanden erin gezet.” Dat blijkt uit de manier waarop ze nu met haar mensen omgaat, zegt Koek. “Het is een vorm van aanvaarding dat alles wat we samen doen mensenwerk is. Ze heeft zelf een geweldige daadkracht en actiegerichtheid. En vond het eerst lastiger iets bij iemand neer te leggen die niet meteen hetzelfde resultaat haalt. Nu kan ze dat beter, omdat ze vertrouwen geeft en het gereedschap uit het traject bewuster inzet. Met name de soft skills, dat maakt haar als teamvoorzitter menselijker. Dat vind ik mooi om te zien.”
Intensieve reflectie
Een inspirerend onderdeel van de opleiding vond Deunk het zogeheten ‘Development Center’. “Daar moest je in allerlei situaties als jezelf optreden en werd je uitgebreid geëvalueerd. Dan speelde je een situatie na uit je werk die echt had plaatsgevonden, bijvoorbeeld een lastig gesprek dat je uit de weg was gegaan. ‘Hoe had je je in dat gesprek eigenlijk willen opstellen?’, vroegen ze mij. ‘Waarom heb je dat toen niet gedaan, wat zat daar achter?’. Om vervolgens het gesprek alsnog aan te gaan, je rol te pakken.” De evaluatie was enigszins intimiderend, herinnert ze zich: ‘Diverse mensen gingen jou aan een tafel bespreken, terwijl jij achterin de zaal zat te luisteren. Dat was heel gek. Maar ook goed, het was een hele intensieve reflectie op mezelf en mijn handelen.”
Verbeeldingskracht
Een bijzonder moment vond Deunk de foto die Koek van haar maakte in de flow van haar werk. “Ik ging zo op in het gesprek, dat ik me helemaal niet realiseerde dat Marieke die foto maakte. Het was een onderwerp waar ik echt iets mee wilde, iets met verbeeldingskracht omzetten in een activiteit. Toen ik die foto in de opleiding kreeg te zien, gaf me dat echt een boost.” Koek herinnert zich nog in welke setting ze Deunk fotografeerde. “Het was een videoconferentie waar Auke bij zat in haar rol als bestuurssecretaris. Normaal mengt ze zich in die rol niet vaak in het gesprek. Maar nu had ze ergens een duidelijk idee over, iets met organisatieadvies. Ze zat echt in haar kracht, gebaarde met handen en voeten. Een mooi moment om vast te leggen.”
Spannende dingen
Een extra vruchtbaar onderdeel van het traject vond Deunk de keren dat alle deelnemers twee dagen bij elkaar waren inclusief overnachting. “Dat was qua werk en privé vaak lastig te regelen, maar het levert zoveel op. Je wisselt zoveel met elkaar uit, ook aan de randen van de dag.” Een ander leerzaam onderdeel de training presenteren. De insteek was anders dan bij een reguliere presentatietraining. “Dat was heel goed, je leert om echt contact te leggen met je publiek. Door ze aan te kijken, door aan het begin iets over jezelf te vertellen. Laatst past ik dat toe bij een presentatie en het werkte. Alleen al omdat ik even rustig de zaal rondkeek.” Koek vindt het goed dat teamvoorzitters zich deze zaken eigen maken: “Zij bekleden belangrijke posities. Als zij zekerder worden, durven ze meer spannende dingen te doen. Uit hun comfort zone te stappen. En dat is nodig om je mensen beter te bereiken. Een goede leidinggevende te zijn.”
Lees meer over het Teamvoorzitters Ontwikkeltraject